Mediante Resolución Ministerial 103-2020-PCM, publicada el 5 de mayo, se han aprobado los “Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA” (en adelante, los “Lineamientos”) (Ver Documento).
Los principales aspectos de los Lineamientos son los siguientes:
1. Medidas prioritarias iniciales:
a. Aplicar el trabajo remoto en todas las actividades y acciones en las que fuera posible.
b. Habilitar la digitalización de trámites, servicios u otros, así como mecanismos no presenciales en lo que fuera posible para la entidad.
c. Establecer el aforo máximo de los locales y áreas para establecer las medidas de sanidad y acondicionamiento necesario.
d. Elaborar y aprobar el “Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID- 19 en el trabajo”.
2. Para la reactivación de las entidades públicas, deben aplicar un tamizaje a los servidores y servidoras que realizarán labores presenciales previo a su regreso al trabajo, una vez concluido el Estado de Emergencia (cuarentena), de acuerdo con lo establecido en los “Lineamientos para la vigilancia de la salud de los trabajadores con riesgo de exposición a COVID-19”, aprobados por el Ministerio de Salud mediante Resolución Ministerial 239-2020-MINSA.
3. Para la atención a la ciudadanía y funcionamiento de las entidades, deberán:
a. Evaluar e implementar, de manera progresiva, la digitalización de trámites a través de ventanillas virtuales y promover la simplificación administrativa (a fin de reducir el traslado de la ciudadanía a las entidades públicas, con especial énfasis en las poblaciones vulnerables y grupos de riesgo).
b. Acondicionar las zonas físicas de la entidad en la que se brinda la atención presencial a la ciudadanía.
c. Redoblar los protocolos de limpieza y desinfección en los ambientes donde se brinda la atención a la ciudadanía.
d. Determinar el aforo en cada una de sus instalaciones.
e. Establecer mecanismos de gestión de cola y atención que garanticen que las personas cumplan las medidas de distanciamiento social.
f. Dotar al personal de equipos de protección y seguridad como guantes, mascarillas y desinfectantes.
g. Establecer para el ingreso a las instalaciones de la entidad, tanto para los servidores, servidoras, visitantes y en los servicios de atención al público, el uso obligatorio de mascarillas, la medición de la temperatura, entre otras medidas.
De corresponder la entrega de notificaciones como resultado de procedimientos administrativos, las entidades deberán requerir la autorización expresa del administrado para la notificación electrónica, de conformidad con las disposiciones vigentes que al respecto establece la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N° 27444, con excepción de aquellos casos en los que, por mandato legal, la notificación electrónica resulte obligatoria.
4. Para la asistencia y jornada laboral de las y los servidores civiles, deben determinar las siguientes modalidades de trabajo aplicables a las funciones y actividades de la entidad, de acuerdo con la priorización que realicen: (i) trabajo presencial, (ii) trabajo remoto o (iii) trabajo en modalidades mixtas (combinación de trabajo presencial, el trabajo remoto, y/o licencia con goce de haber compensable).
5. Para el desarrollo de actividades y procedimientos internos: deberán (i) evaluar los procedimientos internos de emisión de actos resolutivos, con el fin de simplificarlos; (ii) mantener operativas las mesas de partes virtuales y optimizar su funcionamiento; (iii) evaluar e implementar, de manera progresiva, la digitalización de trámites internos; entre otras medidas.
En caso de existir la necesidad de realizar reuniones de trabajo o coordinación entre entidades de la Administración Pública, con gremios o representantes de la sociedad civil, debe preferirse realizarlas de manera virtual mediante el uso de tecnologías de la información. Las reuniones presenciales se realizarán de manera excepcional y solo cuando sea absolutamente necesario.
La Resolución Ministerial 103-2020-PCM también dispone que cada entidad del Poder Ejecutivo se encuentra facultada para aprobar lineamientos específicos para regular su funcionamiento, entrega de bienes, prestación de servicios y trámites, y acciones para la atención a la ciudadanía durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19.
La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR emitirá la normativa complementaria que corresponda, en el marco de sus competencias, para la mejor aplicación de lo dispuesto en los Lineamientos.